Consultoria i assessorament per l'adquisició d'equips TIC
Este es el servicio de asesoramiento y compras TIC que se ofrece al PDI del ámbito de Caminos.
El servicio de Compras TIC forma parte del catálogo de servicios que se ofrece a la investigación del ámbito de Caminos desde la Unidad Transversal de Gestión del Ámbito de Caminos (UTGAC).
El servicio incluye:
- Asesoramiento, búsqueda de presupuestos, realización del pedido y gestión del pago, coordinadamente entre la Unidad de soporte a la gestión de la Investigación y Transferencia de Resultados (USR) y la Unidad de Servicios TIC (CaminsTECH) para las compras de equipamiento TIC del puesto de trabajo del PDI (ordenadores de sobremesa, portátiles, monitores o tabletas).
- Tareas de consultoría para compras de material TIC (componentes informáticos, periféricos u otros tipos de dispositivos).
Objetivos
- Ofrecer la experiencia en el asesoramiento de compras de los técnicos de los Servicios TIC (CaminsTECH).
- Simplificar al máximo las tareas al PDI y facilitar el procedimiento administrativo con el uso de herramientas electrónicas.
- Minimizar las tareas administrativas que pueden retrasar el proceso, como formularios de autorizaciones o solicitudes firmadas.
- Eliminar al máximo el papel en todas las gestiones del proceso.
- Reducir el tiempo de tramitación de la factura y de gestión del pago.
Características del servicio
- Tareas de consultoría TIC para aconsejar al PDI la compra del equipamiento y el material más adecuado según sus necesidades.
- En el caso del equipamiento del puesto de trabajo: búsqueda de presupuestos con los proveedores homologados por la UPC.
- Integración máxima con las herramientas existentes de gestión telemática que faciliten el proceso.
- Automatización de toda la cadena de gestión, desde la petición del PDI, el pedido y hasta el pago a cargo de su cuenta de financiación.
Para cubrir estos objetivos, desde la unidad de Servicios TIC se trabaja conjuntamente con la Unidad de Soporte a la Gestión de la Investigación y la Transferencia de Resultados (USR), que interviene en parte del proceso del servicio de compras.
Por lo tanto, habrá tres actores principales:
- El PDI que hace la petición indicando el material que quiere comprar.
- El técnico de CaminsTECH que asesora en el caso de material TIC y que en el caso del equipamiento del puesto de trabajo, buscará la oferta adecuada para las necesidades del PDI, realizará el pedido y se hará cargo de que el material se reciba correctamente.
- El técnico de la USR que hará las gestiones administrativas del proceso: validación y gestión de la financiación con el PDI, y una vez recibido el material, inventario de los activos y gestión del pago de las facturas.
Descripción del procedimiento
A grandes rasgos, el procedimiento para compras de equipamiento TIC del puesto de trabajo del PDI (ordenadores de sobremesa, portátiles, monitores o tabletas) se resume en:
- Un PDI que necesite hacer alguna compra de equipamiento lo pedirá a los Servicios TIC Camins a través de una Solicitud de asesoramiento en la Aplicación de Compras UPC (Manual de como hacer una solicitud de asesoramiento).
- Un técnico TIC atenderá la petición y buscará ofertas a proveedores y las hará llegar al PDI.
- Cuando el PDI dé el visto bueno a la oferta y se ordene la compra, el proceso pasará a manos de la USR (en el supuesto que fuera necesario, el técnico de los Servicios TIC se hará cargo de buscar varias ofertas alternativas del material si existe este requerimiento para poder hacer efectiva la compra).
- El personal de la USR se encargará de las gestiones administrativas para validar la compra, realizando los procesos necesarios que estén estipulados (contrato menor, documento de disposición, etc.).
- Una vez todo esté correcto, el técnico TIC procederá a hacer el pedido al proveedor.
- Desde los Servicios TIC se gestionará la recepción del material (se contactará, si hace falta, con el proveedor por temas de logística, plazos, etc.) y, una vez recibido y revisado, se notificará a la USR.
- Los Servicios TIC notificarán al PDI para entregar el material y se dará la petición por finalizada (en el supuesto de que hubiera que configurar el nuevo equipo con el servicio CaminsWS se creará una petición de despliegue en la unidad de Servicios TIC y el equipo se entregará cuando ya esté instalado y configurado).
- El técnico de la USR podrá inventariar el material y gestionar el pago. Con esto finalizará el proceso de compra.
Para compras de material TIC (componentes informáticos, periféricos u otros tipos de dispositivos) el procedimiento es:
- Un PDI que quiere realizar alguna compra de material TIC, si lo necesita, puede consultar a los Servicios TIC Camins a través de la Creación de un ticket en la herramienta de Soporte UTG Camins (Soporte TIC - Otras peticiones TIC).
- Si se ha hecho una consulta a los Servicios TIC, un técnico TIC atenderá la consulta y aconsejará sobre la compra.
- El PDI se encargará de realizar la compra a través de un Pedido en la Aplicación de Compras UPC (Manual de cómo hacer un nuevo pedido).
Condiciones de uso del servicio
- Ser un PDI del ámbito de Caminos que quiera hacer una compra de un equipo TIC a cargo de una cuenta del CTT. En el supuesto de que la compra se quiera hacer a cargo de otra entidad, solo se ofrecerá servicio de consultoría.
- Adquisición de equipamiento del puesto de trabajo del PDI: ordenadores de sobremesa, monitores, tabletas o portátiles para llevar a cabo tareas de investigación o transferencia de tecnología.
- En el caso de compras de material TIC (otros componentes informáticos, periféricos u otros dispositivos no incluidos en la adquisición de un equipamiento) solo se resolverán consultas y será el PDI el que haga la compra.
- Las características técnicas de los equipos vienen marcadas por los acuerdos de homologación de equipamiento y de los proveedores homologados a nivel UPC que se pueden consultar en los siguientes enlaces:
- Las compras se tienen que hacer a través de estos acuerdos de homologación y de los proveedores homologados.
- En el supuesto de que el equipamiento homologado no cumpla los requisitos y las necesidades específicas para la investigación, se permitirá excepcionalmente la adquisición de equipos fuera de este procedimiento a proveedores que no sean homologados, justificando los motivos y los requisitos no cumplidos.
- Los equipos que se adquieran fuera del servicio de Compras TIC de la UTGAC tendrán un soporte limitado por parte de la unidad de Servicios TIC, que se limitará a la conexión a la red de la UPC. Corresponderá al responsable del equipo su configuración y mantenimiento.
- Se considera el período de vida útil de un equipo, aquel especificado por la duración de la garantía contratada.
- Para averías cubiertas por la garantía se facilitará los datos de contacto del servicio técnico, para que el usuario realice las gestiones de reparación.
- En caso de daños accidentales o averías que no queden cubiertas por la garantía, se gestionará la contratación de la reparación siempre que la ofrezca el proveedor o servicio técnico oficial.
URL servei