Para la gestión interna del equipo de CaminsTECH, utilizamos las buenas prácticas fomentadas por las metodologias ágiles, como son las reuniones de retrospectiva, reuniones de análisis y reflexión en las que todo el equipo analiza la forma de trabajar para su mejora continua, y que generalmente se llevan a cabo al finalizar un proyecto o diferentes partes de un proyecto.
Habitualmente, el cambio de año suele ser una época de balance, reflexión y revovación. Por este motivo nos ha parecedio una buena idea realizar una reunión de retrospectiva del funcionamiento del año 2017. A continuación, os explicamos el desarrollo de la reunión y las conclusiones extraidas.
El objetivo
Revisar y analizar el año 2017: ¿como hemos trabajado (relaciones, herramientas, proyectos...)?, ¿con que problemas con hemos encontrado?, ¿qué cosas han funcionado bien y cuales no? ... con el objetivo de identificar acciones de mejora concretas para este año 2018 y crear un plan de acción para implementarlas.
El procedimiento
Hemos utilizado el mismo procedimiento de años anteriores en reuniones de este tipo. Se trata de un proceso sencillo y rápido de implementar que ayuda a reflexionar sobre las cosas que funcionan y las que no. Utiliza la técnica SSC (Start, Stop, Continue) sin temas establecidos previamente y con la participación de todos los miembros del equipo.
Los resultados
Mostramos los resultados obtenidos en la siguiente tabla agrupados en los diferentes temas que han ido apareciendo a lo largo de la reunión:
| Temas | CONTINUE ¿Qué deberíamos seguir haciendo? |
STOP ¿Qué deberíamos dejar de hacer? |
START ¿Qué deberíamos empezar a hacer? |
| Reuniones de seguimento semanales |
Las reuniones de seguimiento de equipo semanales por ser una buena herramienta para que todo el equipo esté al tanto de los temas globales. |
En les reuniones de seguimiento no entrar en los aspectos técnicos de los temas que provocan que se alarguen mucho.
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Desarrollar las reunions de seguimiento de equipo semanales mucho más ágiles y dinámicas. Respetar el "time boxing" (tiempo máximo de la reunión que todo el equipo conoce y no hay que superar). Centrar la reunión en los problemas/adelantos de los grades temas y/o proyectos (son los que deben estar reflejados en el panel de Trello). Completar dichas reuniones semanales con reuniones temáticas en grupos reducidos para discutir aspectos concretos surgidos. |
| Documentación | Documentar los temas por ser una buena práctica muy útil en el momento de resolver incidencias. | Establecer un sistema de "peer review" para mejorar la calidad de la documentación generada. | |
| Herramientas de gestión internas | Utilizar herramientas de gestión internas del equipo de trabajo. | Ordenar las herramientas de gestión internas utilizadas debido a que actualmente son muchas y obligan a duplicar tareas. Concretar el objetivo de cada una de ellas. | |
| Servicio de atención al usuario | El buen funcionamiento del CAU (Servicio de Atención al Usuario) pues es una pieza clave para la satisfacción de nuestros usuarios. |
Dotar de contenidos técnicos más interesantes la beca de atención en horario de tarde, que supongan un provecho tanto para la persona como para el servicio. Realizar encuestas de satisfacción a nuestros usuarios. |
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| Gestión de proyectos |
En la gestión de proyectos, evitar tener proyectos en marcha con únicamente una persona TIC involucrada. Este hecho supone que el conocimiento del proyecto está en posesión de una única persona. Figura del "follower", persona no directamente implicada en el proyecto pero que tienen interés en su desarrollo. |
Disponer de un procedimiento para el desarrollo de proyectos en el que se establezcan el circuito y las responsabilidades del equipo de trabajo del proyecto, emfatizando la figura del "product owner" o "la voz del cliente" como la persona que debe transmitir al equipo de desarrollo del proyecto, las funcionalidades o requisitos que éste deberá entregar. | |
| Comunicación | Comunicar a nuestros usuarios con los canales que tenemos a nuestra disposición. | Establecer una política de comunicación más directa y activa que acerque más nuestras funciones a nuestros usuarios y nos permita detectar nuevas necesidades. | |
| Arquitectura tecnológica | Continuar con el diseño de la arquitectura tecnológica actual que combina una infraestructura de virtualización propia con el servicio de Cloud UPC según las necesidades. |
Generar un entorno de preproducción a partir del entorno real Disponer de una herramienta gráfica que visualice la interrelación entre los sistemas que forman la arquitectura. |