Google Drive es el servicio de almacenamiento de ficheros en la nube del G Suite for Education
Google Drive es el servicio de almacenamiento de ficheros de G Suite que incorpora la cuenta corporativa de UPC en Google. Dispone de dos partes diferenciadas:
- Mis Archivos: se trata del repositorio de datos personales con sincronización, que permite compartir archivos y carpetas de manera individual. Éste servicio es de gestión personal por parte de cada usuario.
- Carpetas compartidas de Drive: se trata de carpetas gestionadas por la organización, donde los usuarios seleccionados tienen acceso. Éste servicio está ideado para la implementación de carpetas de grupo corporativas. Éste el el servicio que se ofrece de manera corporativa des de los Serveis TIC de la UTG del ámbito de Camins.
La diferencia principal entre los dos servicios es que en las carpetas compartidas, los propietarios del contenido son todos los miembros que tengan acceso, y no un único usuario. Por tanto, si a un usuario se le da de baja de la carpeta, se le revoca el acceso, pero no se borra ningún contenido de la carpeta. En este enlace de la documentación de Google hay una comparativa detallada de estos dos servicios.
El servicio de carpetas compartidas de Google Drive para el ámbito de Camins está ofrecido por Google y administrado por Serveis TIC de la UTG del Ámbito de Camins.
Acceso al servicio
- Para acceder a este servicio se debe utilizar la cuenta de UPC, accediendo a través de la dirección web https://drive.google.com
- Una vez iniciada la sesión, se debe acceder al apartado 'Carpetas Compartidas'
Características del servicio
El servicio de Google Drive nos aporta las siguientes ventajas sobre otros servicios de almacenamiento de datos similares:
- Identificación con las credenciales (usuario i contraseña) de la UPC (nombre.apellido).
- Capacidad de almacenamiento: actualmente ilimitado, pero Google ya ha anunciado que próximamente el espacio que ocupan los documentos dejará de ser ilimitado. Debemos ser conscientes de qué espacio ocupamos, y hacer una gestión responsable.
- Herramientas de edición de documentos (Google Docs) muy potentes, que permiten la edición multiusuario y el acceso des de dispositivos de diferente tipo (ordenadores, tabletas y teléfonos móviles compatibles).
- Acceso a los ficheros de Google Drive desde el explorador de nuestro equipo sin que ocupe espacio de disco local, lo que es ideal para equipos portátiles con discos duros de capacidad limitada y desde cualquier dispositivo.
- Posibilidad de compartir cualquier usuario de la UPC.
- Posibilidad de dar acceso a usuarios externos de UPC a las carpetas compartidas.
- Acceso desde cualquier connexión abierta a internet.
Es importante conocer también las limitaciones de este sistema frente a otros servicios de almacenamiento corporativo disponibles:
- No existe la posibilidad de tener copias de seguridad.
- Los datos almacenados están físicamente ubicados en los servidores de Google, no en la UPC. En las faq de la migración de servicios a Google de UPC responden a preguntas relacionadas con esta cuestión.
Condiciones de uso
- Servicio ofrecido por Google y administrado por la Unidad de Serveis TIC de la UTGAC, que sólamente gestiona el acceso y no se hace responsable de los datos ni la de su integridad.
- Los usuarios administradores de las carpetas gestionan quién tiene acceso y se hacen responsables de los usuarios a los que habiliten acceso a los datos.
- La UPC es propietaria de los datos alojados en las unidades compartidas
- En este enlace podéis consultar las condiciones de uso de GSuite Enterprise for Education.
- En cualquier caso se deberá cumplir con la normativa de seguridad TIC y protección de datos de la UPC para GSuite.
Solicitar el servicio
Las solicitudes se harán a través de la herramienta de tíquets de Serveis TIC de Camins.
En la petició se deberá indicar:
- Nombre de la carpeta (ver política de nombres).
- Persona que gestionará los miembros que tendrán acceso.
- Si se permite el acceso a miembros externos a la UPC.