Ja fa uns mesos que a l'equip de CaminsTech utilitzem la versió gratuïta d'Asana per organitzar la nostra feina i millorar la nostra gestió com a equip. Després d'un període d'adaptació i d'un parell de mesos d'utilització de l'equip al complet, és moment de fer balanç.
Abans de res, cal dir que en tractar-se d'una eina privada, hem limitat el seu ús a la gestió de tasques, sense associar informació específica dels nostres sistemes a les tasques. En aquest sentit, tampoc hem aprofitat les possibilitats de documentació per projectes que l'eina ens ofereix.
Organització de les tasques
Les tasques s'organitzen en projectes, tot i que es permet tenir tasques no associades a cap projecte. Dins de cada projecte, per organitzar les tasques es pot escollir entre tenir un format de llista o un format de columnes tipus Kanban, que ens permet utilitzar-ho tal i com fins ara utilitzavem Trello.
El plantejament que proposem consisteix en organitzar les tasques en diferents tipus de projectes:
- Tasques personals (no compartides amb la resta de companys).
- Projectes associats a un servei en actiu.
- Projectes de desenvolupament (finits en el temps).
- Projectes organitzatius (agrupen tasques de més alt nivell i/o serveixen per organitzar els equips).
Cada projecte té com a membres les persones que hi treballen, que seran els que rebran els avisos dels canvis que es produeixin. A més a mes, tenim com a política interna que tots els projectes tenen visibilitat per tot l'equip, de forma que qualsevol de nosaltres pot veure què fa la resta.
Treball amb les tasques
Un cop s'ha creat una tasca, per norma general s'assigna a un projecte. Dins del projecte, es col.loca a la columna que correspongui (si és el cas) i es prioritza respecte les altres tasques.
El cicle de vida d'una tasca seria el següent:
- Creació de la tasca i assignació a un projecte.
- Indicar a quin tiquet de GN6 (eina de gestió d'incidències/peticions/consultes pels Serveis TIC de la UPC) correspon la tasca, per tal d'imputar temps i documentar el que sigui necessari (ja hem dit que no documentem a Asana).
- Assignar la tasca a algú.
- (opcional) Posar la data en que ha d'estar acabada.
- (opcional) Dividir la tasca en subtasques i assignar cada subtasca.
- Marcar la tasca com a realitzada.
Tothom pot assignar tasques a tothom.
Fer una petició a un/a company/a és tan fàcil com crear una tasca i assignar-li. Al nostre company li arribarà un avís que ha de fer aquesta feina i a nosaltres ens arribarà un altre avís quan ja estigui feta.
Cada tasca pot correspondre a més d'un projecte, cosa que permet visualitzar millor les feines transversals que corresponen a més d'un projecte o servei. Per exemple: si hem d'assignar xarxa a un servidor del projecte XXX, la tasca estarà a al "Servei de xarxa" i al "Projecte XXX".
Organització personal
Asana ens ofereix un espai anomenat "My tasks" on ens apareixen les tasques que tenim assignades a nivell personal. Aquestes tasques es permet dividir-les en 4 apartats diferents:
- New: per les tasques noves que ens han o ens hem assignat nosaltres mateixos (Pendents de classificar)
- Today: on posem les tasques que preveiem fer avui.
- Upcoming: per les tasques que farem a curt termini
- Later: per les tasques que farem a llarg termini o que tenim pendents d'algú altre.
Aquesta classificació va molt bé per planificar i prioritzar el que tenim pensat fer durant la jornada i també per fer-se una idea de la càrrega de feina que estem duent a terme.
Organització de l'equip
En primer lloc, utilitzem Asana en les reunions de projecte per crear, assignar, prioritzar i tancar tasques, tal com fins ara ho estavem fent amb Trello o en un panell Kanban. La possibilitat d'assignar dates a les tasques ens permet visualitzar l'estat del projecte a la vista de calendari que té Asana.
Els temes que es parlaran en les reunions generals de l'equip els tenim en projectes de tipus organitzatiu. La metodologia consisteix en que les tasques que es vulguin parlar a la reunió s'han de posar al projecte, ja sigui creant-la directament, o si ja existeix, aprofitem que una tasca pot pertanyer a més d'un projecte per fer que també pertanyi al projecte organitzatiu. D'aquesta manera, l'ordre del dia de la reunió es confecciona de forma col·lectiva.
Per exemple: Dins projecte XXX veiem que cal comprar un nou servidor i creem la tasca "Nou servidor". Llavors indiquem que aquesta tasca, a part del Projecte XXX també pertany al projecte "Reunions d'equip". Quan es faci la reunió d'equip es tractarà el tema i es decidirà respecte al servidor.
Conclusions
Asana ens resulta una eina molt útil per la gestió de les tasques de l'equip i per millorar la nostra organització interna, però no ens serveix ni per documentar (pel fet de ser una eina externa en un servidor privat) ni per imputar el temps que utilitzem en fer cada cosa (perquè no disposa d'aqueta funcionalitat).
Comparant amb Trello, l'eina que feiem servir fins ara, la vista de columnes d'un projecte que té Asana ens permet fer pràcticament el mateix. A banda, destacariem les següents funcionalitats que té la versió gratuïta d'Asana que ens milloren l'experiència d'usuari que teniem amb Trello:
- Una vista general de les tasques que tenim assignades per organitzar-nos a nivell personal.
- Permet que una tasca estigui en més d'un projecte a la vegada.
- Ofereix una vista Inbox on tenim les novetats i l'històric de canvis que es van produint en els nostres projectes i en les tasques que seguim.
Ja per acabar, seria interessant poder hostatjar Asana, o alguna eina similar, en un servidor propi per poder tenir en un mateix entorn la documentació dels projectes i les converses relacionades. De moment ens conformem amb tenir-ho a la wiki i comunicant-nos amb Slack.