Consultoria i assessorament per l'adquisició d'equips TIC
Aquest és el servei d'assessorament i compres TIC que s'ofereix al PDI de l'àmbit de Camins.
Compres TIC forma part del catàleg de serveis que s’ofereix a la recerca de l’àmbit de Camins des de la Unitat Transversal de Gestió de l’Àmbit Camins (UTGAC).
El servei inclou:
- Assessorament, cerca de pressupostos, realització de la comanda i gestió del pagament, coordinadament entre la Unitat de Suport a la gestió de la Recerca i Transferència de Resultats (USR) i la Unitat de Serveis TIC (CaminsTECH) per a les compres d'equipament TIC del lloc de treball del PDI (ordinadors de sobretaula, portàtils, monitors o tauletes).
- Tasques de consultoria per a compres de material TIC (components informàtics, perifèrics o altres tipus de dispositius).
Objectius
- Oferir l’experiència en l'assessorament de compres dels tècnics dels Serveis TIC (CaminsTECH).
- Simplificar al màxim les tasques al PDI i facilitar el procediment administratiu amb l'ús d'eines electròniques.
- Minimitzar les tasques administratives que puguin alentir el procés, com formularis d’autoritzacions o sol·licituds signades.
- Eliminar al màxim el paper en totes les gestions del procés.
- Reduir el temps de tramitació de la factura i de gestió del pagament.
Característiques del servei
- Tasques de consultoria TIC per aconsellar al PDI en la compra de l'equipament i el material més adequat per a les seves necessitats.
- En el cas d'equipament del lloc de treball: cerca de pressupostos amb els proveïdors homologats per la UPC.
- Integració amb les eines existents de gestió telemàtica que facilitin el procés.
- Automatització de tota la cadena de gestió, des de la petició d’un PDI, la comanda i fins al pagament a càrrec del seu compte de finançament.
Per tal de cobrir aquests objectius, des de la unitat de Serveis TIC es treballa conjuntament amb la Unitat de Suport a la gestió de la Recerca i Transferència de Resultats (USR), que intervé en part del procés del servei de compres.
Per tant, hi haurà tres actors principals:
- El PDI que fa la petició indicant el material que vol comprar.
- El tècnic de CaminsTECH que assessora en el cas de material TIC i que en el cas d'equipament del lloc de treball, buscarà una oferta adequada per les necessitats del PDI, enviarà la comanda al proveïdor i es farà càrrec que l'equipament es rebi correctament.
- El tècnic de la USR que farà les gestions administratives del procés: validació i gestió del finançament amb el PDI, i un cop rebut el material, inventari dels actius i gestió del pagament de les factures.
Descripció del procediment
A grans trets, el procediment per a compres d'equipament TIC del lloc de treball del PDI (ordinadors de sobretaula, portàtils, monitors o tauletes) es resumeix en:
- Un PDI que necessiti fer alguna compra d'equipament ho demanarà als Serveis TIC Camins a través d'una Sol·licitud d'assessorament a l'Aplicació de Compres UPC (Manual de com fer una sol·licitud d'assessorament).
- S'atendrà la petició i es cercaran ofertes a proveïdors i es fa arribar al PDI.
- Quan el PDI doni el vistiplau a l'oferta i s'ordeni la compra, el procés passarà a mans de la unitat USR (en el cas que fos necessari, es buscaran diverses ofertes alternatives del material si existeix aquest requisit per a poder fer efectiva la compra).
- El personal de la USR s’encarregarà de les gestions administratives per validar la compra, realitzant els processos necessaris que estiguin estipulats (contracte menor, document de disposició, etc.).
- Un cop tot correcte, el tècnic TIC procedirà a fer la comanda al proveïdor.
- Des de serveis TIC es gestionarà la recepció del material (es contactarà, si cal, amb el proveïdor per temes de logística, terminis, etc.) i, un cop rebut i revisat, es notificarà la recepció a la USR.
- Els Serveis TIC notificaran al PDI per entregar el material i es donarà la petició per tancada (en el cas que calgués configurar el nou equip amb el servei CaminsWS es crearà una petició de desplegament a la unitat de Serveis TIC i l'equip s'entregarà quan ja està instal·lat i configurat).
- El tècnic de la USR inventariarà l'equipament i gestionarà el pagament. Amb això finalitzarà el procés de compra.
Per a compres de material TIC (components informàtics, perifèrics o altres tipus de dispositius) el procediment és:
- Un PDI que vol fer alguna compra de material TIC, si ho necessita, pot consultar als Serveis TIC Camins a través de la Creació d'un tiquet a l'eina de Suport UTG Camins (Suport TIC - Altres peticions TIC).
- Si s'ha obert una consulta als Serveis TIC, un tècnic TIC atendrà la consulta i aconsellarà sobre la compra.
- El PDI s'encarregarà de fer la compra a través d'una Comanda a l'Aplicació de Compres UPC (Manual de com fer una nova comanda).
- El personal de la USR s’encarregarà de les gestions administratives per validar la compra, realitzant els processos necessaris que estiguin estipulats (contracte menor, document de disposició, etc.) i de gestionar el pagament.
Condicions d'ús del servei
- Ser un PDI de l'àmbit Camins que vulgui fer una compra d'un equip TIC a càrrec d'un compte del CTT. En el cas que la compra es vulgui fer a càrrec d'una altra entitat, només s'oferirà servei de consultoria.
- Inclou l'adquisició d'equipament TIC del lloc de treball del PDI: ordinadors de sobretaula, monitors, tauletes o portàtils per dur a terme tasques de recerca o transferència de tecnologia.
- En el cas de compres de material TIC (altres components informàtics, perifèrics o altres dispositius no inclosos en l'adquisició d'un equipament) només es resoldran consultes i serà el PDI qui faci la compra.
- Les característiques tècniques dels equips venen marcades pels acords d’homologació d’equipament i dels proveïdors homologats gestionats a nivell UPC que es poden consultar en els següents enllaços:
- Les compres s'han de fer a través d'aquests acords d'homologació i dels proveïdors homologats.
- En el cas que l'equipament homologat ofert no compleixi els requisits i les necessitats específiques per a la recerca, es permetrà excepcionalment l’adquisició d’equips fora d’aquest procediment a proveïdors que no siguin homologats, tot justificant els motius i els requisits no complerts.
- Els equips que s’adquireixin fora del servei de Compres TIC de la UTGAC tindran un suport limitat per part de la unitat de Serveis TIC, que es limitarà a la connexió a la xarxa de la UPC. Correspondrà al responsable de l’equip la seva configuració i el seu manteniment.
- Es considera el període de vida útil d’un equip aquell especificat per la durada de la garantia contractada.
- Per a avaries cobertes per la garantia, es facilitarà les dades de contacte del servei tècnic, per tal que l’usuari faci les gestions de reparació.
- En cas de danys accidentals o avaries que no quedin cobertes per la garantia, es gestionarà la contractació de la reparació sempre que l’ofereixi el proveïdor o el servei tècnic oficial.
URL servei
Enllaços relacionats