Compres TIC

Consultoria i assessorament per l'adquisició d'equips TIC

Aquest és el servei d'assessorament i compres TIC que s'ofereix al PDI de l'àmbit de Camins.

El servei de Compres TIC forma part del catàleg de serveis que s’ofereix a la recerca de l’àmbit de Camins des de la Unitat Transversal de Gestió de l’Àmbit Camins (UTGAC). El servei inclou, a més de les tasques de consultoria, la cerca de pressupostos, la realització de la comanda i la gestió del pagament coordinadament entre la Unitat de Suport a la gestió de la Recerca i Transferència de Resultats (USGRTR) i la Unitat de Serveis TIC (CaminsTECH).

Objectius

  • Oferir l’experiència en l'assessorament de compres dels tècnics dels Serveis TIC (CaminsTECH) que ja havien prestat serveis similars als antics departaments.
  • Simplificar al màxim les tasques al PDI i facilitar el procediment administratiu amb l'ús d'eines electròniques.
  • Minimitzar les tasques burocràtiques que puguin alentir el procés, com formularis d’autoritzacions o sol·licituds signades.
  • Eliminar al màxim el paper en totes les gestions durant el procés, basant-se en la comunicació electrònica i els tràmits en format digital.
  • Reduir el temps de tramitació de la factura i gestió del pagament.

Característiques del servei

  • Tasques de consultoria TIC per aconsellar al PDI la compra de l'equipament més adequat segons les seves necessitats.
  • Cerca de pressupostos amb els proveïdors homologats per la UPC.
  • Integració màxima amb les eines existents de gestió telemàtica que facilitin el procés.
  • Automatització de tota la cadena de gestió, des de la petició d’un PDI, la comanda i fins al pagament a càrrec del seu compte de finançament.

Per tal de cobrir aquests objectius, des de la unitat de Serveis TIC es treballa conjuntament amb la Unitat de Suport a la gestió de la Recerca i Transferència de Resultats (USGRTR), que intervé en part del procés del servei de compres.

Per tant, hi haurà tres actors principals:

  • El PDI que fa la petició indicant el material que vol comprar.
  • El tècnic de CaminsTECH que buscarà una oferta adequada per les necessitats del PDI, i que es farà càrrec d'un cop realitzada la comanda, que el material es rebi correctament.
  • El tècnic de la USGRTR que farà les gestions administratives del procés: gestió del finançament amb el PDI, comanda al proveïdor i, un cop rebut el material, inventari dels actius i gestió del pagament de les factures.

Descripció del procediment

A grans trets, el procediment es resumeix en:

  1. Un PDI que necessiti fer alguna compra de material TIC ho demanarà als Serveis TIC pel canal establert de contacte. 
  2. Un tècnic TIC atendrà la petició i cercarà ofertes a proveïdors i les farà arribar al PDI.
  3. Quan el PDI doni el vistiplau a l'oferta i s'ordeni la compra, el procés passarà a mans de la unitat USGRTR  (en el cas que fos necessari, el tècnic dels Serveis TIC es farà càrrec de buscar diverses ofertes alternatives del material si existeix aquest requeriment per a poder fer efectives les compres).
  4. El personal de la USGRTR s’encarregarà de les gestions administratives per fer efectiva la compra, realitzant els processos necessaris que estiguin estipulats (contracte menor, document de disposició, etc).
  5. Un cop tot correcte, el tècnic de la USGRTR procedirà a fer la comanda al proveïdor, notificant al personal de Serveis TIC.
  6. Des de serveis TIC es gestionarà la  rebuda del material (es contactarà, si cal, amb el proveïdor per temes de logística, terminis, etc.) i, un cop rebut i revisat, es notificarà la recepció a la USGRTR.
  7. El tècnic de la USGRTR podrà inventariar l'equipament i gestionar el pagament.
  8. Els Serveis TIC notificaran al PDI per entregar el material i es donarà la petició per tancada (en el cas que calgués configurar el nou equip amb el servei CaminsWS es crea una petició de desplegament a la unitat de Serveis TIC i l'equip s'entrega quan ja està instal·lat i configurat).

Condicions d'ús del servei

  • Ser un PDI de l'àmbit Camins que vulgui fer una compra d'un equip TIC a càrrec d'un compte del CTT. En el cas que la compra es vulgui fer a càrrec d'una altra entitat, només s'oferirà servei de consultoria en la cerca de pressupost.
  • Adquisició d'equipament TIC del tipus ordinadors de sobretaula o portàtils per dur a terme tasques de recerca o transferència de tecnologia (s'exclouen compres d'altres components informàtics o perifèrics no incloses en l'adquisició d'un equip d'aquest tipus).
  • Les característiques tècniques dels equips venen marcades pels acords d’homologació d’equipament i dels proveïdors homologats gestionats a nivell UPC que es poden consultar en els següents enllaços:
  • Les compres s'han de fer a través d'aquests acords d'homologació i dels proveïdors homologats.
  • En el cas que l'equipament homologat ofert no compleixi els requisits i les necessitats específiques per a la recerca, es permetrà excepcionalment l’adquisició d’equips fora d’aquest procediment a proveïdors que no siguin homologats, tot justificant els motius i els requisits no complerts.
  • Els equips que s’adquireixin fora del servei de Compres TIC de la UTGAC tindran un suport limitat per part de la unitat de Serveis TIC, que es reduirà a la connexió a la xarxa de la UPC. Correspondrà al responsable de l’equip la seva configuració i el seu manteniment.