Consultoria i assessorament per l'adquisició d'equips TIC
Aquest és el servei d'assessorament i compres TIC que s'ofereix al PDI de l'àmbit de Camins.
Compres TIC forma part del catàleg de serveis que s’ofereix a la recerca de l’àmbit de Camins des de la Unitat Transversal de Gestió de l’Àmbit Camins (UTGAC).
El servei inclou:
- Assessorament, cerca de pressupostos, realització de la comanda i gestió del pagament, coordinadament entre la Unitat de Suport a la gestió de la Recerca i Transferència de Resultats (USR) i la Unitat de Serveis TIC (CaminsTECH) per a les compres d'equipament TIC del lloc de treball del PDI (ordinadors de sobretaula, portàtils, monitors o tauletes).
- Tasques de consultoria per a compres de material TIC (components informàtics, perifèrics o altres tipus de dispositius).
Objectius
- Oferir l’experiència en l'assessorament de compres dels tècnics dels Serveis TIC (CaminsTECH).
- Simplificar al màxim les tasques al PDI i facilitar el procediment administratiu amb l'ús d'eines electròniques.
- Minimitzar les tasques administratives que puguin alentir el procés, com formularis d’autoritzacions o sol·licituds signades.
- Eliminar al màxim el paper en totes les gestions del procés.
- Reduir el temps de tramitació de la factura i de gestió del pagament.
Característiques del servei
- Tasques de consultoria TIC per aconsellar al PDI en la compra de l'equipament i el material més adequat per a les seves necessitats.
- En el cas d'equipament del lloc de treball: cerca de pressupostos amb els proveïdors homologats per la UPC.
- Integració amb les eines existents de gestió telemàtica que facilitin el procés.
- Automatització de tota la cadena de gestió, des de la petició d’un PDI, la comanda i fins al pagament a càrrec del seu compte de finançament.
Per tal de cobrir aquests objectius, des de la unitat de Serveis TIC es treballa conjuntament amb la Unitat de Suport a la gestió de la Recerca i Transferència de Resultats (USR), que intervé en part del procés del servei de compres.
Per tant, hi haurà tres actors principals:
- El PDI que fa la petició indicant el material que vol comprar.
- El tècnic de CaminsTECH que assessora en el cas de material TIC i que en el cas d'equipament del lloc de treball, buscarà una oferta adequada per les necessitats del PDI, enviarà la comanda al proveïdor i es farà càrrec que l'equipament es rebi correctament.
- El tècnic de la USR que farà les gestions administratives del procés: validació i gestió del finançament amb el PDI, i un cop rebut el material, inventari dels actius i gestió del pagament de les factures.
Descripció del procediment
A grans trets, el procediment per a compres d'equipament TIC del lloc de treball del PDI (ordinadors de sobretaula, portàtils, monitors o tauletes) es resumeix en:
- Un PDI que necessiti fer alguna compra d'equipament ho demanarà als Serveis TIC Camins a través d'una Sol·licitud d'assessorament a l'Aplicació de Compres UPC (Manual de com fer una sol·licitud d'assessorament).
- Un tècnic TIC atendrà la petició i cercarà ofertes a proveïdors i les farà arribar al PDI.
- Quan el PDI doni el vistiplau a l'oferta i s'ordeni la compra, el procés passarà a mans de la unitat USR (en el cas que fos necessari, el tècnic dels Serveis TIC es farà càrrec de buscar diverses ofertes alternatives del material si existeix aquest requisit per a poder fer efectiva la compra).
- El personal de la USR s’encarregarà de les gestions administratives per validar la compra, realitzant els processos necessaris que estiguin estipulats (contracte menor, document de disposició, etc.).
- Un cop tot correcte, el tècnic TIC procedirà a fer la comanda al proveïdor.
- Des de serveis TIC es gestionarà la recepció del material (es contactarà, si cal, amb el proveïdor per temes de logística, terminis, etc.) i, un cop rebut i revisat, es notificarà la recepció a la USR.
- Els Serveis TIC notificaran al PDI per entregar el material i es donarà la petició per tancada (en el cas que calgués configurar el nou equip amb el servei CaminsWS es crearà una petició de desplegament a la unitat de Serveis TIC i l'equip s'entregarà quan ja està instal·lat i configurat).
- El tècnic de la USR inventariarà l'equipament i gestionarà el pagament. Amb això finalitzarà el procés de compra.
Per a compres de material TIC (components informàtics, perifèrics o altres tipus de dispositius) el procediment és:
- Un PDI que vol fer alguna compra de material TIC, si ho necessita, pot consultar als Serveis TIC Camins a través de la Creació d'un tiquet a l'eina de Suport UTG Camins (Suport TIC - Altres peticions TIC).
- Si s'ha obert una consulta als Serveis TIC, un tècnic TIC atendrà la consulta i aconsellarà sobre la compra.
- El PDI s'encarregarà de fer la compra a través d'una Comanda a l'Aplicació de Compres UPC (Manual de com fer una nova comanda).
- El personal de la USR s’encarregarà de les gestions administratives per validar la compra, realitzant els processos necessaris que estiguin estipulats (contracte menor, document de disposició, etc.) i de gestionar el pagament.
Condicions d'ús del servei
- Ser un PDI de l'àmbit Camins que vulgui fer una compra d'un equip TIC a càrrec d'un compte del CTT. En el cas que la compra es vulgui fer a càrrec d'una altra entitat, només s'oferirà servei de consultoria.
- Inclou l'adquisició d'equipament TIC del lloc de treball del PDI: ordinadors de sobretaula, monitors, tauletes o portàtils per dur a terme tasques de recerca o transferència de tecnologia.
- En el cas de compres de material TIC (altres components informàtics, perifèrics o altres dispositius no inclosos en l'adquisició d'un equipament) només es resoldran consultes i serà el PDI qui faci la compra.
- Les característiques tècniques dels equips venen marcades pels acords d’homologació d’equipament i dels proveïdors homologats gestionats a nivell UPC que es poden consultar en els següents enllaços:
- Les compres s'han de fer a través d'aquests acords d'homologació i dels proveïdors homologats.
- En el cas que l'equipament homologat ofert no compleixi els requisits i les necessitats específiques per a la recerca, es permetrà excepcionalment l’adquisició d’equips fora d’aquest procediment a proveïdors que no siguin homologats, tot justificant els motius i els requisits no complerts.
- Els equips que s’adquireixin fora del servei de Compres TIC de la UTGAC tindran un suport limitat per part de la unitat de Serveis TIC, que es limitarà a la connexió a la xarxa de la UPC. Correspondrà al responsable de l’equip la seva configuració i el seu manteniment.
- Es considera el període de vida útil d’un equip aquell especificat per la durada de la garantia contractada.
- Per a avaries cobertes per la garantia, es facilitarà les dades de contacte del servei tècnic, per tal que l’usuari faci les gestions de reparació.
- En cas de danys accidentals o avaries que no quedin cobertes per la garantia, es gestionarà la contractació de la reparació sempre que l’ofereixi el proveïdor o el servei tècnic oficial.
URL servei
Enllaços relacionats